Việc thành lập một văn phòng đại diện đòi hỏi phải có những điều kiện cơ bản. Văn phòng đại diện của một công ty phải đem lại lợi ích cho công ty trong việc hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi hoạt động kinh doanh, từ thỏa thuận hợp đồng đến quản lý thị trường, giải quyết tranh chấp, tổ chức chiến lược quảng bá. Để thành lập được một văn phòng đại diện thành công, dưới đây là những điều cần lưu ý:
1. Địa Điểm Văn Phòng
Địa điểm là yếu tố quan trọng để xây dựng một văn phòng đại diện. Lựa chọn địa điểm thích hợp sẽ giúp việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn. Niêm yết tại một địa điểm tiềm năng có lợi cho doanh nghiệp giúp mở đường cho họ để đưa những sản phẩm của họ đến thị trường.
2. Lợi Ình Chính Pháp
Để hoạt động, văn phòng đại diện phải đăng ký với các cơ quan có thẩm quyền. Phải có một số biên bản để chứng minh là công ty đã tuân thủ các qui định pháp lý. Bao gồm tờ khai đăng ký kinh doanh, hợp đồng và thẩm quyền. Văn phòng đại diện cũng cần có sự xác nhận của các cơ quan có quyền hạn về hồ sơ và giấy phép thuế, trước khi thành lập.
3. Người Điều Hành Văn Phòng
Việc lựa chọn người quản lý văn phòng đại diện là rất quan trọng. Người quản lý văn phòng làm nhiệm vụ chính là giao dịch hợp đồng, giải quyết tranh chấp, phân tích thị trường, quản lý nhân viên văn phòng và làm nhiều công việc liên quan đến việc thành lập văn phòng. Do đó, lựa chọn người quản lý phải có kỹ năng quản lý, kỹ năng giao tiếp tốt, đầy đủ những tinh thần yêu thích công việc và kỹ năng xử lý tranh chấp.
4. Tài Sản Cố Định
Để thành lập thành công một văn phòng đại diện, cần có sự chuẩn bị tài sản cố định và các phụ kiện cần thiết, bao gồm:
- Trang thiết bị văn phòng : Bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, laptop và thiết bị khác như máy lọc nước, nồi cơm điện, điều hoà, bàn ghế v.v…
- Phần mềm : Phần mềm làm việc về luật pháp, phân tích thị trường, quản trị văn phòng, quản lý hợp đồng, chương trình quảng cáo v.v…
- Mạng lưới : Cung cấp kết nối internet chất lượng cao, hỗ trợ văn phòng đại diện hoạt động ở bất kỳ đâu.
5. Chi Phí Dự Phòng
Một phần không thể thiếu của việc thành lập một văn phòng đại diện là chi phí dự phòng. Doanh nghiệp cần có dự toán chi phí trong tương lai để đảm bảo lợi nhuận của mình. Doanh nghiệp cần phải cân nhắc các khoản chi phí liên quan đến thuê văn phòng, nhân viên, trang thiết bị văn phòng, chi phí pháp lý, quảng cáo, hoạt động kinh doanh, giao dịch và nhiều khoản chi phí khác.
Những điều kiện trên là những cơ sở cần có để thành lập được một văn phòng đại diện thành công, giúp công ty chinh phục thành công trên thị trường.
